＜EXCEL＞
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| 第２号 2005/05/06 |
＜Excel編 第２回目＞
今回は、ピボットテーブルを使うときの注意点と小技を紹介します。
ピボットテーブルはデータからを集計表を作成する機能で、縦方向だけでなく
横方向にも集計できます。
（たとえば、売上データを縦軸に年月、横軸に支店名で集計。）
データベースソフトのAccessではクロス集計クエリーの機能に相当します。
ただし、Excelの場合、大きなデータを処理できない制限があります。
ピボットテーブルの基本的な使い方はこちらを御参照下さい。
EXCELのピボットテーブルでは上記の基本的な使い方以外に様々な集計が簡単
にでき、また機能的にも非常に優秀で、データウェアハウスで使用されるOLAP
ツールという本格的な分析ツールに必要とされる基本的な機能(ドリルダウン
とスライス&ダイス)を十分に満たしています。
これにより、ただ単に集計をするだけでなく、さらに一歩進んで、いろんな角
度からデータを集計して、データを多角的に見て、異常値があればすぐにその
詳細を掘り下げていくことが簡単に出来るようになります。 (Accessのクロス
集計クエリーでは簡単には出来ません。)
ピボットテーブルを使うときの注意点
１．元データに項目名が必要
元データの項目名に空欄があるとエラーが出て処理が先に進めなくなりま
す。項目名を、どんな名前でも良い(重複可)ので入力しておく必要があり
ます。
２．ピボットテーブルはメモリーを消費します
ピボットテーブルは元データを参照しているのではなく、作成した時点で
の元データのコピーを別に持っています。ですので、大きな元データから
複数のピボットテーブルを作成するとメモリーの消費が大きくなり、パソ
コンの動作に支障をきたす可能性があります。（このことは、実際にファ
イルを保存した際にファイルサイズが大きくなることで確認できます。）
これを防ぐには、変更する必要がない(表の内容が確定した)ピボットテー
ブルは、普通の表に変換すれば良いです。（変換の方法は上記“ピボット
テーブルの基本的な使い方”を参照）
３．元データを変更してもそのままではピボットテーブルの集計データは
更新されません
上記２で説明しましたように、ピボットテーブルは作成した時点での元デ
ータのコピーを別に持っていますので、元データを変更してもそのままで
は集計データは更新されません。更新するには、ピボットテーブル上で右
クリックをして“データの更新”をしなけばなりません。
ピボットテーブルを使うときの小技
ピボットテーブルの上記のいろいろな機能を使った技を紹介すれば良いのです
が、それをしようとすると本が一冊書ける位の量になりますし、専門書やWeb
で多数紹介されていますので、今回はそちらを参照していただく事とし、ここ
では、大きなデータを処理したときに出るエラーへの対処方法について説明し
ます。
＜発生するエラーについて＞
ピボットテーブルでは、縦軸と横軸の集計項目を１つだけでなく、数個の
項目を集計のキーにできますが、大きなデータに対して複数の項目を集計
キーにしたときに、次のようなエラーが出て、集計ができない場合があり
ます。
（エラー）
“元のデータのフィールドには、ピボットテーブルレポートで使用できる
個数より多い固有のアイテムがあります。レポートの作成に失敗するか、
このフィールドからのデータがないレポートが作成される可能性がありま
す。”
＜対処方法＞
集計キーが多いことが原因なので、集計キーを減らす工夫をします。
この方法でダメな場合は無理と判断してAccessで処理しています。
１．数式を使って集計キーを１つの項目にまとめる。
２．まとめた項目でピボットテーブルの集計を行う。
３．できあがったピボットテーブルを普通の表に変換する。
４．まとめた項目を元の項目に分解する。
５．集計キーに同じデータが続くのがダメな場合は、数式を使って同じデ
ータを消す。
サンプルはこちら
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